ビジネスにおいて電話は欠かすことのできない物ですが、会社の規模や社員の人数によってはスムーズに対応できないケースも少なくありません。こうした問題を解決してくれることで需要が増加しているのが取次ぎや対応を変わりに行ってくれる電話代行センターです。

今回は、電話代行センターを利用することで得られるメリットや、失敗しない会社の選び方について解説していきます。

電話代行では守秘義務が重視される！安心して利用できるサービスの選び方

ビジネスにおける重要な電話を取り逃さない

電話代行センターを導入することで得られるメリットは数多くありますが、その最たる物と言えるのが電話の取次ぎです。様々な企業と繋がりがある会社の場合、１日を通して電話対応に追われてしまうケースは少なくありません。

こうした電話対応をしている時に別の企業から電話連絡があった時は同時に出ることはできないため、相手を待たせてしまう形になります。実際に他の会社との電話対応をしているタイミングで大きな仕事の電話が掛かってきてしまい、通話中で出ることができずに契約を取り逃したという言う事例は珍しくありません。

電話代行センターのサービスを導入しておけば、同じタイミングで複数の電話が掛かってきても通話中になる心配もなく、確実に用件を受け取ることができます。大事なビジネスチャンスをライバル企業に取られないようにする上で代行サービスが重要であるのは間違いありません。

時間の有効活用に繋がる

資金に余裕のある大企業と呼ばれる規模の大きい会社では電話の対応を専門とするスタッフを雇っている所も少なくありません。一方で人数が少ない中小企業では全ての業務を社員が兼務する形が一般的です。こうした仕事を兼務している場合、取引先の企業との商談中や多忙で業務に追われているタイミングで電話が掛かってくると作業や話を中断せざるを得なくなります。

自身の作業中であればまだしも、大事な商談中に電話に出るのは仕方がない問題とはいえ、商談相手に対して失礼に当たります。タイミングが悪く何度も電話が掛かってきたことで相手が不快に感じて商談を断られてしまうというケースはけして珍しい話ではありません。

電話代行センターに依頼をして電話対応を全て任せておけば、安心して商談や自分の作業に集中することができます。

人件費の削減に繋がる

これは前述の説明に繋がる話になりますが、電話代行センターの利用は費用の節約にも繋がります。もし、少人数規模の会社が全ての業務を担当することに煩わしさを感じて電話対応のスタッフを雇うと決めた場合、求人募集などのコストが発生するのは避けられません。

そのほかにも、採用後の給料や社会保険といった様々な費用を継続的に支払う形となるので、会社にとって大きな負担となってしまいます。仮にこれらの問題を全てクリアーできたとしても、採用した人材が未経験者であれば電話対応のマナーを一から教えるために時間を費やさなくてはなりません。

中には時間を掛けて教育したにも関わらず、会社に対する不満ですぐに辞めてしまったという失敗例もあります。その点、代行センターで働いているスタッフはビジネスマナーを備えているプロなので即戦力となれるのが強みです。

費用面に関しても、社員に支払う金額に比べて遥かに安く抑えることができます。

内容に応じて臨機応変に対応してくれる

電話の対応で頭を悩ませるポイントの一つが内容の重要度です。会社に掛かってくる電話の全てがビジネスに関わるものだけとは限りません。中には、掛かってきた電話に出てみたら営業や保険の勧誘など自社の業務と全く関係のない内容で時間を無駄にしてしまうというケースも多くあります。

電話代行センターはただ掛かってきた電話に対応するだけでなく、予め伝えておくことで内容に応じて転送してもらうことも可能です。

転送方法も、会社の据え置き電話や携帯への通話からパソコンの電子メールまで幅広く用意されています。

そのため、急ぎとそうでない物で転送方法を変えるといった臨機応変な対応もできるのが特徴です。

相手企業からの信頼に繋がる

万が一取引先の企業から電話が掛かってきた時に営業などで社員が不在で留守録や転送サービスを利用すると、相手を待たせる結果になります。これは少人数の会社で比較的頻繁に起こりえるある意味で仕方のない話かもしれません。

しかし、1分1秒を争うビジネスの世界において、こうした相手を待たせる行為は会社としての信頼に関わる由々しき問題で、最悪ビジネスチャンスを逃すことにもなりかねません。電話代行センターを利用すれば、どのタイミングで掛かってきてもスタッフが即座に対応してくれるので顧客からの信頼を得ることができます。

一つのビジネスが経営に影響を及ぼすこともある中小企業にとって、仕事上の武器となる信頼が得られるのは大きなメリットです。

電話を通して営業を任せることもできる

商品の販売などを手掛けている企業にとって、顧客への商品説明は重要な業務の一つになります。とはいえ、こうした説明は商品に対する知識はもちろんのこと、購買意欲を掻き立てる営業力も必要不可欠で、そのために専属のスタッフを用意している企業も少なくありません。

電話代行センターの中には、掛かってきた電話の対応や転送だけでなく問い合わせがあった時に変わりに説明を行ってくれるサービスを取り入れている所もあります。こうしたサービスを有効利用すれば、会社の窓口としての役割も任せることもできるのです。

電話代行センターの見極め方

ここまでの説明を読んで、電話代行センターの利用にはたくさんのメリットがあることが理解できたと思います。しかし、一口に電話代行と言っても会社によってそれぞれ特徴が異なることから、しっかりと見極めた上で選ぶことが大切です。

見極めのポイントの重要な物としてサービス内容の比較が挙げられます。電話代行センターの業務は文字通り掛かってきた電話の対応が主な仕事となりますが、重要なのはそれ以外の部分です。

できる限り多くのサービスが用意されている所を選ぶことでより便利に活用することができます。

複数の会社から料金を比較する

サービスを利用する上で必要となる費用は誰しもが気になる部分です。電話代行センターの利用に掛かる費用は会社ごとで細かく違います。少しでも費用を抑えたいと言うのは誰しもが考えることですが、いくら費用を安くできたからと言ってもサービスの質が悪ければ意味がありません。

逆にサービスの充実を優先したことで高額な費用が掛かってしまっては負担となってしまいます。そのため、複数の会社の料金やサービス内容について比較検討をして無理のない形で利用を続けられる会社を選ぶことが大切です。